Jeśli wydaje Ci się, że zlecając stworzenie swojej witryny internetowej specjaliście, wszystko „zrobi się samo”, muszę Cię rozczarować – tak nie jest. W końcu to wizytówka Twojej firmy czy Twój sklep, o czym mówimy. ? Zatem jeśli chcesz, aby efekt końcowy był jak najbliższy do zamierzonego, warto zadbać o dobrą organizację współpracy z wykonawcą. I nie musi to oznaczać dziesiątek czy setek ? maili wymienianych w tą i z powrotem.
Dużo lepiej jest skorzystać z narzędzia, które pomoże nam trzymać wszystko w jednym miejscu i ułatwi komunikację. Co to za narządzie i w jaki sposób może nam pomóc, gdy delegujemy tworzenie strony www?
Na to pytanie odpowiada ekspertka Asany, Project Managerka Monika Trocha.
Komunikowanie się za pomocą skrzynki email to praktyka znana z pracy w wielu korporacjach. Przechodząc do pracy na swoim, często z automatu przechodzimy na schemat „korzystam z maila do wszystkiego i wszystkie szczegóły ustalam przez maila”. Dzięki temu wszystko mamy na piśmie, to niebywała zaleta. Jednak to rozwiązania ma także wiele wad. Dlaczego Asana może być dobrą alternatywą do komunikacji poprzez pocztę email?
Ile razy byłaś w sytuacji, że zamiast rzeczywiście pracować, przez pierwszą godzinę przeczesywałaś skrzynkę e-mail w poszukiwaniu ustaleń…. co do wyglądu strony, zawartości stopki, dostępów itd. Takie działanie jest, najprościej mówiąc nieefektywne. Dlatego gorąco rekomenduję używanie Asany – narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami. Tworzysz projekt pt. Nowa strona www, dodajesz do niego wszystkie osoby, które biorą udział przy tym projekcie i rozpisujesz poszczególnego jego elementy. Cała komunikacja od teraz toczy Cię w Asanie. Nie musisz szukać informacji wśród dziesiątek wiadomości mailowych. Wszystkie kwestie poruszacie w Asanie, dodając komentarze do konkretnych zadań. Dzięki temu od razu wiesz, gdzie szukać.
Zlecając tworzenie strony www, Asana może ułatwić nam kontakt z wykonawcą strony. Jakiego typu informacje i materiały możemy udostępniać przez Asanę?
Asana jest programem do zarządzania zadaniami – nie polecam pisać w niej długich opisów, ale to idealne miejsce do udostępniania:
- danych do logowania (tu zwróć uwagę, kto ma dostęp do danego projektu i zadania)
- linków do tekstów, czy opisów na stronie
- linków do arkuszy
- linków do grafik
- załączników typu: grafiki, materiały PDF, szkice, screeny
Pamiętaj jednak, że Asana, jak każdy program kompresuje materiał, które się w niej znajduje, więc ich jakość po pobraniu może być gorsza niż wyjściowa.
W tworzenie strony www jest czasami zaangażowanych więcej osób, np. grafik czy copywriter. Jak Asana może ułatwić współpracę w takim zespole osób, które przecież nie współpracują ze sobą na co dzień, tylko przy tym jednym konkretnym projekcie?
Tutaj kluczową kwestią jest odpowiednie rozpisanie projektu i określenie kto jest, za co odpowiedzialny. Tak jak wspominałam wcześniej, projekt udostępniamy wszystkim, którzy będą przy nim pracować, ale bez określenia odpowiedzialności i zależności, prace nie będą szły w odpowiednim tempie. Moja rada — zorganizuj spotkanie wstępne, na którym określicie kto, za co odpowiada, a później wklikaj do Asany wszystkie zadania i dopisz osoby odpowiedzialne oraz terminy.
Asana to dość rozbudowana i kompleksowa aplikacja, co zrobić, aby korzystanie z niej faktycznie ułatwiało nam pracę, zamiast być kolejną rzeczą, której „musimy się nauczyć”, aby prowadzić biznes online?
Pewnie niektórych nie pociesze, ale jak to zwykle z nowym narzędziem bywa, trzeba poświęcić trochę czasu, żeby opanować jego podstawowe funkcje i zrozumieć jak działa. Ale ten czas zwróci Ci się z nawiązką! Jasne, Asana jest bardzo rozbudowanym narzędziem, ale tak naprawdę na początek potrzebujemy tylko kilku funkcjonalności. Jeśli już zdecydujesz się, żeby z niej korzystać, zacznij małymi krokami, najlepiej od ogółu do szczegółu. Najpierw określ projekt, nad którym będziecie pracować: Stworzenie nowej strony www. Później wybierz główne kategorie zadań: np. kwestie techniczne, kwestie prawne, stylistyka strony, zakładki, itd. Dopiero wewnątrz tych kategorii wypisuj konkretne zdania do zrobienia i przypisuj je odpowiedniej osobie. Dzięki temu stworzysz strukturę, po której każdemu będzie się łatwiej poruszać.
Doskonale wiem, że nie każdy z łatwością taką strukturę stworzy, dlatego jeśli masz z tym problem, zapraszam do mnie na konsultacje. Pomogę rozpisać cały projekt, a jeśli potrzebujesz też wsparcia jeśli chodzi o kwestie techniczne, też pokaże co i jak.
Tu link do konsultacji: https://wyklikamto.pl/produkt/konsultacje/
Monika Trocha
Lubię mówić o sobie, że zamieniam zamęt w biznesach w poukładane zadania. Jestem project managerką i mam hopla na punkcie terminowości i osiągania założonych celów.
Na co dzień wspieram kobiety w ich codziennych zadaniach związanych z działaniem online. Planuję, tworzę harmonogramy, pilnuję, żeby wszystko było na czas i szukam najlepszych rozwiązań.
Do tego jestem specką od Asany — pokazuję jak działać w niej efektywniej i oszczędzać czas.
Chcesz wiedzieć o mnie więcej — wskakuj na stronę www.wyklikamto.pl lub na mój profil na Instagramie https://www.instagram.com/wyklikam.to/
